Biuro, bez względu na charakter działania i dziedzinę, w której się specjalizuje, jest „producentem” dużej ilości zadrukowanego papieru. Wiele z dokumentów to nie tylko bezużyteczne treści umów, stanowiące całe strony jednolitego tekstu bez większego znaczenia, ale także wrażliwe dane osobowe klientów, korzystających z oferty biura. Nowe dyrektywy unijne wprowadziły tzw. RODO, będące zabezpieczeniem obywateli Unii Europejskiej przed wykorzystaniem ich danych osobowych wbrew ich woli.
Dlaczego niszczarka jest potrzebna?
Niszczarka do dokumentów daje całkiem dużo możliwości. Pierwszym, podstawowym jej zastosowaniem jest właśnie zniszczenie ważnych dokumentów. Dokumentu takie mogą zawierać objęte tajemnicą informacje dotyczące szczegółów jakiejś działalności bądź, chociażby dane osobowe, którym należy się specjalna ochrona ze strony biura.
Niszczyć można jednak każdy rodzaj dokumentów, nawet te niemające żadnej szczególnej wartości. Kartki pocięte na małe paski zajmują zdecydowanie mniej miejsca i mogą zostać wykorzystane powtórnie jako chociażby wypełnienie do pakowania paczek. Ochrona danych osobowych stanowi jednak kluczową funkcję, jaką pełni niszczarka. RODO, wprowadzone w 2016 roku zwróciło na to zagadnienie szczególną uwagę i przyniosło pewne regulacje, zaostrzające dotychczasowe przepisy.
Jak chronić dane poufne klientów?
Oprócz używania niszczarki do dokumentów ważne jest również samo obchodzenie się z takimi informacjami. Nie należy więc zostawiać dokumentów bez nadzoru, w miejscu, w którym osoba niepożądana mogłaby mieć do nich łatwy dostęp. Dokumenty należy przechowywać w zamykanych pomieszczeniach, z dala od osób postronnych.