Wynajęcie sali konferencyjnej w stolicy to doskonała opcja, jeżeli organizujesz szkolenie, zjazd klientów czy ważne spotkanie poza siedzibą własnej firmy. W Warszawie jest wiele interesujących miejsc, w których mogą odbywać się tego rodzaju wydarzenia. Czego jednak unikać, aby spotkanie nie okazało się nieudanym? Warto ustrzec się niektórych błędów i zabezpieczyć odpowiednią umową z kontrahentem wynajmującym salę. Jakich błędów można się ustrzec? O tym w dzisiejszym artykule.
Problem lokalizacji – pochopna decyzja nie jest Twoim sprzymierzeńcem
Wybór sali konferencyjnej w Warszawie https://ckadn.pl/sale-konferencyjne/ naprawdę nie jest łatwy, a kierowanie się wyłącznie ceną może oznaczać prawdziwą porażkę. Niska cena nie będzie dobrym rozwiązaniem, jeżeli lokal jest umiejscowiony daleko od centrum, a w pobliżu nie ma żadnego hotelu ani innego miejsca noclegowego, a Ty planujesz kilkudniową konferencję.
Na trasie do sali, którą wybrałeś/-aś wiecznie są korki lub roboty drogowe? To również nie jest dobry wybór. Sala jest umiejscowiona w bocznej ulicy i trudno tam trafić? Z tej sytuacji można łatwo wybrnąć – wystarczy, że do zaproszeń na spotkanie dołączysz małą mapkę z trasą dojazdową do miejsca docelowego.
Inne ważne problemy z salą: jak ich uniknąć?
Lista problemów, które mogą pojawić się na konferencji jest naprawdę długa, ale poznając je masz duże szanse, aby się ich ustrzec. W przypadku, gdy planujesz wyświetlać slajdy dla swoich gości koniecznie zapytaj o obecność rzutnika oraz dobrej jakości projektora, bez którego ciężko będzie Ci prowadzić prezentację. Planujesz serię pytań i odpowiedzi? W takim razie dobrze byłoby móc podłączyć mikrofon.
Zadbaj też o zapis w umowie dotyczący pomocy w obsłudze sprzętów, z jakich będziesz korzystać. Jeżeli rzutnik albo projektor ulegnie awarii, potrzebna będzie pomoc techniczna ze strony pracowników właściciela sali konferencyjnej.
Koniecznie zdobądź numer telefonu do głównego technika i zobliguj go do udzielania Ci pomocy w takim przypadku. Weź również pod uwagę możliwość wygłoszenia treści szkolenia bez pomocy slajdów.